Le module Inscriptions est au cœur de la plateforme. Il permet de gérer facilement tout le processus d’inscription d’un enfant dans l’école — de la création des parents à l’ajout des informations complètes de l’enfant. Ce module simplifie la vie de l’administration en centralisant toutes les étapes et en automatisant une grande partie du travail.
Démarrer une nouvelle inscription
Pour lancer une nouvelle inscription, cliquez sur le bouton Nouvelle inscription situé en haut à droite de la section Inscriptions.
Il suffit alors d’indiquer le prénom, le nom et la date de naissance de l’enfant.
S'il s'agit de nouveaux parents, vous devez ajoute les informations du parents en cliquant sur le bouton à côté du champs du parent (représentant légal) ou deuxième parent. Vous pouvez alors indiquez à minima l'adresse email du nouveau parent ainsi que son nom et son prénom.
S'il s'agit de l'inscription d'un nouvel enfant de parents existants, il suffit de les sélectionner dans la liste du champs du parent (représentant légal) ou deuxième parent.
En indiquant "Oui" dans le champs "Envoyer un email d'inscription aux parents ?", les parents sélectionnés recevront un courrier électronique les invitant à compléter eux-même les informations les concernant et concernant leur enfant directement sur la plateforme (cfr. ci-dessous).
Lorsque vous cliquez sur Continuer, la fiche de modification des informations de l'enfant s'ouvre. Vos pouvez alors compléter vous-même les informations de l'enfant.
La classe de l'enfant est calculée automatiquement par rapport à son années de naissance.
Cette automatisation permet de démarrer rapidement une inscription sans devoir tout encoder manuellement.
Attendre que les parents complètent les informations.
La procédure d'inscription sur UpSchool permet aux parents de compléter eux-mêmes les informations au travers de formulaires en ligne sur la plateforme. Cela facilite votre charge de travail lors de l'inscription d'un enfant et évite les erreurs de réencodage.
Dans l'onglet Inscriptions, vous pouvez suivre la progression des inscriptions de nouveaux enfants. La liste affiche tous les enfants dont le status est "en cours" d'inscription. Une barre de progression indique le taux de remplissage des informations nécessaires pour l'inscription de l'enfant. Ce taux est mis à jour lorsque l'un des parents complète les informations de l'enfant sur la plateforme, ou que vous complétez les informations directement depuis la fiche de l'enfant.
Depuis cette même page, vous pouvez envoyer un rappel aux parents (via le bouton Rappel) pour qu’ils complètent leurs informations.
Lorsqu'un des parents se connecte sur la plateforme, le statut actuel de l'inscription de son ou ses enfants est affiché sur la page principale. Il peut alors compléter ses informations et les informations nécessaires pour l'inscription de son ou ses enfants.
Compléter vous-même les informations.
Si vous le souhaitez, vous pouvez compléter vous-même les informations d'un enfant (et de ses parents).
En cliquant sur le nom de l'enfant dans la liste des inscriptions en cours, vous ouvrez sa fiche dans laquelle vous pouvez compléter directement ses informations.
Vue d’ensemble de la composition des classes
L'onglet inscriptions affiche également plusieurs graphiques par classe qui donnent une vision claire de l’état des inscriptions :
- le nombre total d’enfants inscrits,
- ceux dont l’inscription est encore en cours,
- ceux qui sont en attente qu'une place se libère,
- ceux qui sont "archivé" car ils ont quittés votre école.
Vous pouvez également afficher les inscriptions prévues pour les 2 années suivantes. C’est un excellent outil pour suivre la progression des inscriptions et anticiper la répartition des élèves dans les classes à venir.
N’hésitez pas à vérifier régulièrement l'onglet Inscriptions pour relancer les parents qui n’ont pas encore validé leurs informations. Cela permet d’avoir une base d’élèves complète avant la rentrée !
